FICHE MISSION 3

BTS Support à l’action managériale - Session 2020

ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION

Nom et prénom :

ABDALLAH  THOURAYA

Numéro d’inscription :

Fiche descriptive numéro :

1

Compétence visée :

Conduire à l'action administrative en appui de l'entités

Intitulé de la mission :

Recrutement d'un assistant de direction

Nom de l’organisation :

AEROTECH

Durée et date de réalisation ¹ :

8 semaines (6 mai au 28 juin)

Contexte international

 oui þ                         non¨

Descriptif de la mission ²

Le contexte :

Dans lequel j'ai conduit ma mission et celui de l'entreprise AEROTECH. Il s'agit d'un cabinet d'expertise aéronautique constitué d'ingénieurs issus des plus grandes écoles aéronautique européennes.

Aérotech à un capital d'expérience de plus de 20 ans dans la maintenance avions, les opérations aériennes, l'engineering avion, le contrôle qualité et la gestion des stocks.

Aérotech intervient sur les différents théâtres d'opération en Europe et en Afrique.

Aérotech compte actuellement 15 salariés.

La mission présentée a été réalisée dans un cabinet d'expertise nommé Aérotech qui se situe au Sénégal (DAKAR) au sein duquel s'est déroulé mon stage de fin de première année de BTS Support à l'Action Managériale.

Durant mon stage, j'étais sous la responsabilité de l'assistante du directeur des ressources humaines (DRH).

Ma mission principale au cours de ce stage était de recruter un assistant de direction.

Cependant à coté de cette mission j'ai réalisé d'autres tâches confiées par ma tutrice ou bien par le DRH.

Mon objectif :

Mon objectif consistait à recruter le meilleur candidat adapté au poste d'assistant de direction et de finaliser cette mission dans les délais prévus.

Moyens et de ressources :

Pour réaliser cette mission (le recrutement de l’assistant de direction) j'avais à ma disposition :

-Word

-un ordinateur

-un téléphone fixe du bureau

-internet

-cv des candidats

-lettre de motivation des candidats

-Gmail

J'ai pris appui sur les consignes de ma tutrice Madame Awa, enfin j'ai pu aussi compter sur l'aide de mes collègues.

Ou bien j'allais directement sur internet pour me renseigner.

Méthodologie :

Pour cette mission qui es le recrutement d'un assisant de direction, Tout d'abord je demandais à ma tutrice ce qu’elle en pensait car son avis compte énormément pour mon travail.

Après cela j'allais sur internet pour voir des modèles de convocation pour entretien professionnel ou bien je demandais à ma tutrice si dans son ordinateur elle avait des modèles de lettres de convocation.

Enfin pour la lettre de refus et les lettres d’acceptation, j'allais directement sur internet pour voir des modèles, ensuite j'appliquais les modèles pour les candidats refusés et les candidats retenus.

Contrainte :

J’ai dû faire face à plusieurs contraintes au niveau temporel et matériel.

Le problème que j'ai rencontré durant cette mission c'est à propos des matériels.

Je précise le problème c'était l'ordinateur qui mettait du temps à exécuter donc ce qui fait que pour envoyer des mails au candidats c'était vraiment compliqué.

La plupart du temps j'utilisais le téléphone fixe pour contacter les candidats en cas de besoin.

Production :

Pour mener à bien cette mission plusieurs productions ont été réalisées :

-fiche de poste

-fiche profil du candidat

-email de convocation

-Grille d'évaluation pour les comparaisons des CV

-Évaluation sous forme de questionnaire

-lettre pour candidats retenus

-lettre pour candidats refusés

-attribuer une note pour l'évaluation des candidats

-sélectionner ceux qui avaient la moyenne pour l'évaluation

-fiche d'appel téléphonique

-bilan avec le DRH et l'assistante

 Résultats obtenus :

J’ai obtenu un résultat satisfaisant car j'ai réussi à recruter la personne qu’il fallait. 

Initiatives et responsabilités :

J’ai pris des initiatives en me posant des questions : comment finir ma mission durant ces 2 mois au Sénégal ce qui me permettait d'avancer sur ma mission.

Par exemple si je ne comprenais pas quelque chose ou que je n'arrivais pas à le réaliser j'ouvrais mon livre de cours de gestion de projet et ça m’a beaucoup aidé durant ma mission.

Analyse réflexive :

Pour ma part je dirais que l'entreprise m’a beaucoup appris que ça soit dans mes missions ou bien dans la vie réelle. Pourquoi dans la vie réelle ? Tout simplement je suis une personne qui n'a pas confiance en elle et heureusement l'entreprise m'a appris avoir confiance en moi et à aller vers les gens à poser des questions en cas de besoin.

Ce que j'ai apporté à l'entreprise c'est mon dynamisme et surtout j'ai appris à mes collègues au Sénégal comment nous travaillons à Mayotte, c’était comme une sorte d'échange, ils m’apprenaient comment eux fonctionnent et moi je leur ai appris comment nous travaillons à Mayotte.

Ces deux mois m'ont beaucoup servi et me serviront pour mes prochains stages et voir même dans le monde du travail.

Mon travail je l'ai fait en autonomie mais avec un peu d'aide de ma tutrice car elle me donnait des consignes et moi je les appliquais par étapes et donc c'est ce qui m'a permis de réaliser ma mission.

Mais tout de même j'aurai pu mieux faire en pratiquant plus l'anglais.

Le point positif c'est que j'ai appris beaucoup de choses dans l'entreprise qui me serviront pour plus tard dans le monde du travail.

Le point négatif c'est juste que l'ordinateur mettait du temps à répondre avant exécution et aussi si je n'allais pas vers les gens pour demander des renseignements ils ne venaient pas vers moi.

_{La mission présentée est issue d’une situation réelle rencontrée lors d’un stage ou expérience professionnelle mais qui a pu être enrichie par des travaux complémentaires.}

_{¹ Le candidat, la candidate peut préciser s’il s’agit d’une action ponctuelle ou filée (la durée en heures ou en jours, etc.).}

_{² Le descriptif doit reprendre les éléments suivants :}

_{- le contexte ;}

_{- le ou les objectifs poursuivis ;}

_{- la méthodologie et les moyens mobilisés ;}

_{- la liste des productions réalisées ;}

_{- les résultats obtenus ;}

_{- les initiatives et responsabilités prises par la candidate ou le candidat ;}

_{- une analyse réflexive de l’action de la candidate ou du candidat.}

_{Une fiche peut comprendre 3 à 5 pages environ (hors annexes).}