FICHE MISSION 4

BTS Support à l’action managériale - Session 2020

ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION

Nom et prénom :

ABDALLAH  THOURAYA

Numéro d’inscription :

Fiche descriptive numéro :

4

Compétence visée :

Conduire à l'action administrative en appui de l'entité.

Intitulé de la mission :

Suivi administratif d’un professeur contractuel

Nom de l’organisation :

Vice-rectorat de Mayotte

Durée et date de réalisation ¹ :

4 semaines (12 octobre au 07 novembre)

Contexte international

 oui þ                         non¨

Descriptif de la mission ²

Le contexte :

Le contexte dans lequel j'ai conduit ma mission est celui des services du Vice- rectorat de Mayotte.

Il s'agit d’un service déconcentré de l’éducation nationale qui assure le relais sur le plan local, des décisions prises par l’administration central et qui gère le système éducatif au niveau local. Le vice rectorat de Mayotte est devenu un rectorat par un décret pris en conseil des ministres le 20 novembre 2019.

Depuis le 1er janvier 2020 M. Gilles Halbout est devenu le recteur de région académique à l'image des 4 DOM. Il exerce désormais les fonctions de directeur académiques des services départementaux de l'éducation nationale.

Mon objectif :

Mon objectif consistait à recruter la personne la plus adaptée, ayant les compétences requises pour assurer les fonctions proposées.

Moyens et de ressources :

Pour mener à bien cette mission je disposais de :

-un ordinateur

-internet

-logiciel Acloe

-téléphone fixe

J'ai pris appui sur les consignes de ma tutrice Madame Juhel, enfin j'ai pu aussi compter sur l'aide de mes collègues.

Méthodologie :

Pour cette mission qui est le suivi administratif d'un professeur contractuel, j'ai dû me connecter au réseau Acloe pour vérifier quel candidat avait le profil le plus adapté au poste.

Pour mener à bien ces opérations j'ai utilisé internet ainsi que le téléphone fixe.

Pour accomplir ce travail je devais vérifier dans Acloe les candidats qui apparaissaient en vert, la couleur verte signifie que la personne ayant postulé convient aux critères du poste proposé et que le logiciel Acloe a validés.

Malheureusement ceux qui apparaissaient en rouge ne convenaient pas ou n’avaient pas les diplômes requis pour exercer ce poste.

Parfois j'ai été amené à demander de l'aide à ma tutrice. Lorsqu’elle n'était pas disponible je demandais de l'aide à d'autres personnes du bureau qui pouvaient m'aider dans cette mission.

Une fois le candidat retenu par le logiciel, je lui envoyais un mail d’affectation en précisant les pièces nécessaires au recrutement. Une fois les pièces fournies je lui faisais son contrat.

Pour terminer j'ai eu l'idée de créer et de mettre en place une procédure de prise en charge d'un contractuel.

Contrainte :

J’ai dû faire face à plusieurs contraintes au niveau temporel, ma mission devait être réaliser en trois semaines puisque on devait trouver un contractuel pour un remplacement de congé maladie.

Production :

Pour mener à bien cette mission plusieurs productions ont été réalisées :

-Grille d'entretien

-Tableau d'information de la personne

-Code des établissements scolaires du second degré

-Tableau de suivi des contractuels par département (TRM)

-Procédure de prise en charge d'un contractuel

-Avis d'affectation

-Déclaration de situation administrative

-Contrat

 Résultats obtenus :

J'ai obtenu des résultats très satisfaisants car j'ai trouvé la personne adaptée pour le poste proposé.

J'ai réalisé mon travail en suivant les consignes et les règles qui m'ont été données avec respect.

Les résultats obtenus :

1- Trouver le candidat le plus proche possible du profil déterminé

2- Envoi de la déclaration unique d’embauche

3- Rédaction du contrat de travail

4- Intégration du nouveau salarié

5- Régler les détails administratifs

Initiatives et responsabilités :

Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités puisque j'étais responsable de son déroulement et aussi chargée de coordonner les travaux correspondants.

J'ai pris l'initiative de créer une procédure de prise en charge d'un contractuel afin qu’il soit plus facile de suivre cette procédure.

Analyse réflexive :

Grâce à ce travail j'ai pu réaliser mon travail dans des bonnes conditions.

Grâce à ce travail impliquant une collaboration régulière, j’ai été amenée à comprendre le suivi administratif pour une coopération, fructueuse il importe de faire preuve d'une écoute active d'une capacité d'adaptation.

En termes d'organisation du travail, j’ai veillé à conduire cette mission avec la plus grande autonomie possible tout en sollicitant l'accord du responsable qui est ma tutrice (Mme Juhel) à chaque étape de la mission.

Le point négatif c'est par rapport à l'ordinateur qui prenait du temps à répondre après exécution.

J'ai apporté à l'entreprise mon dynamisme ce mois de stage m’a beaucoup appris et me servira pour mes prochains stages voire dans le monde du travail plus tard.

J'ai pu réaliser ma mission dans des très bonnes conditions.

_{La mission présentée est issue d’une situation réelle rencontrée lors d’un stage ou expérience professionnelle mais qui a pu être enrichie par des travaux complémentaires.}

_{¹ Le candidat, la candidate peut préciser s’il s’agit d’une action ponctuelle ou filée (la durée en heures ou en jours, etc.).}

_{² Le descriptif doit reprendre les éléments suivants :}

_{- le contexte ;}

_{- le ou les objectifs poursuivis ;}

_{- la méthodologie et les moyens mobilisés ;}

_{- la liste des productions réalisées ;}

_{- les résultats obtenus ;}

_{- les initiatives et responsabilités prises par la candidate ou le candidat ;}

_{- une analyse réflexive de l’action de la candidate ou du candidat.}

_{Une fiche peut comprendre 3 à 5 pages environ (hors annexes).}